V souvislosti s naší činností dochází ke zpracování osobních údajů zákazníků, dodavatelů, dalších smluvních partnerů, návštěvníků webových stránek, návštěvníků našich poboček a dalších osob, s kterými přicházíme do kontaktu.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s veškerými právními předpisy na ochranu osobních údajů.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů a na koho se můžete obrátit?

Správcem osobních údajů je společnost Axians Czech Republic s.r.o., se sídlem V parku 2316/12, 148 00 Praha 4, IČO 44846029 (dále jen „My“).

Pokud si přejete získat podrobnější informace o zpracování Vašich osobních údajů nebo pokud máte jakékoli dotazy, připomínky či obavy ohledně našich postupů v oblasti ochrany Vašich osobních údajů, obraťte se prosím na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřencem pro ochranu osobních údajů je Ing. Jitka Krejčová, e-mail GDPR@axians.cz

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané následující osobní údaje:

• identifikační a kontaktní údaje, např. jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa;
• záznamy vzájemné komunikace, např. e-maily, písemná korespondence, informace z kontaktních a jiných formulářů, záznamy jiné komunikace uskutečněné prostřednictvím různých kanálů;
• údaje o využívání služeb a o parametrech poskytovaných služeb;
• informace nezbytné pro plnění smlouvy, např. platební údaje;
• údaje o podobě, chování a pohybu osob na pobočkách.

V rámci návštěvy našich webových stránek dochází také ke zpracování osobních údajů prostřednictvím souborů cookies a obdobných technologií. Více informací o rozsahu, účelu a vašich právech v souvislosti s těmito technologiemi naleznete na našich webových stránkách v záložce Cookies (https://www.axians.cz/zasady-pouzivani-cookies).

Jak získáváme Vaše osobní údaje?

Osobní údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci. V některých případech mohou být zpracovávány i údaje z veřejně přístupných registrů (např. veřejné rejstříky právnických a fyzických osob, živnostenský rejstřík, webové stránky atd.), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

Kamerový záznam je pořizován v prostorech naší společnosti (přesný popis umístění kamer Vám poskytneme na vyžádání na e mailu GDPR@axians.cz).

Proč Vaše údaje zpracováváme a jak dlouho je uchováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• Jednání o uzavření a plnění smluv, tedy zejména dodání zboží a služeb, na základě právního titulu splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která druhou smluvní stranu zastupuje, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, a to po dobu trvání smluvního vztahu nebo po dobu trvání záručních, reklamačních a jiných lhůt;
• vnitřní administrativní potřeby, tvorba statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv se zákazníky nebo dodavateli, a to po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, která trvá maximálně 15 let, a dále nejvýše jeden rok, po ukončení účinnosti smlouvy;
• vyřizování žádostí a požadavků zaslaných prostřednictvím webových formulářů, a to na základě našeho oprávněného zájmu na vyřízení takového požadavku či žádosti, a to po dobu nezbytnou k vyřízení požadavku či žádosti a jeden další rok, pro případ navazujících dotazů; v případě, že požadavek nebo žádost směřuje k uzavření smlouvy, zpracováváme údaje na základě kroků vedoucích k uzavření takové smlouvy, a to po dobu nezbytnou k jejich provedení;
• splnění právních povinností, které se vztahují na nás jako správce osobních údajů a které vyplývají z daňových předpisů a předpisů upravujících vedení účetnictví, na základě právního titulu splnění právní povinnosti, a to po dobu trvání smluvního vztahu a po jeho skončení po dobu stanovenou právními předpisy;
• podpora prodeje produktů a/nebo služeb (marketingové účely), na základě našeho oprávněného zájmu nebo Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, na základě právního titulu souhlasu a po dobu uvedenou v souhlasu se zpracováním osobních údajů, u oprávněného zájmu správce na dobu nejdéle 6 měsíců od posledního kontaktu s Vámi nebo do podání námitky proti zpracování;
• ochrana majetku před poškozením a krádeží a prevence nežádoucích činností, kamerový záznam je pořizován nepřetržitě a je zpracováván na základě oprávněného zájmu správce, a to po dobu maximálně 120 hodin od pořízení, po uplynutí toto doby je záznam mazán;
• ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků, a to po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, která trvá maximálně 15 let, a dále nejvýše jeden rok, po ukončení účinnosti smlouvy v případě zákazníků a dodavatelů.

Správce zpracovává a uchovává osobní údaje subjektu údajů pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu zpracování.

V případech, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo proti tomuto zpracování vznést námitku. Více informací naleznete níže v části „Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů“.

Jak chráníme Vaše údaje?

Při zpracování Vašich osobních údajů máme zavedeny postupy a mechanismy k jejich zabezpečení a ochraně, zejména:

• Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně stanovený a výše uvedený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
• po uplynutí doby uchovávání jsou osobní údaje vymazány;
• Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů, a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům, což také dokazuje platná certifikace mezinárodní normou ISO/IEC 27001 Systém řízení informační bezpečnosti;
• v naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem identifikovaným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji tak činí pouze v souladu s účelem zpracování a mají povinnost dodržovat mlčenlivost.

Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Do zpracování Vašich osobních údajů zapojujeme také další subjekty v pozici zpracovatelů, kteří zpracovávají osobní údaje pro naši společnost a dle našich instrukcí. Jde zejména o následující situace:

• Osobní údaje zpracovávané při předsmluvních jednáních nebo pro plnění smlouvy můžeme předat našim obchodním partnerům (v pozici zpracovatelů) zúčastněným na daném obchodním případě.
• Zpracovatelem osobních údajů mohou být také společnosti v rámci OneAxians za účelem využití společného CRM systému pro správu zákaznických vztahů či využitím sdílené databáze fotografií z akcí pořádaných společnosti OneAxians.
• Osobní údaje můžeme předat našim profesionálním poradcům nebo auditorům.
• Osobní údaje zpracovávané pro marketingové účely můžeme předat třetím stranám, které pro nás zajišťují distribuci marketingových materiálů a přípravu marketingových akcí.

Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně Vašich osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být předány dalším správcům v rámci OneAxians (zahrnuje společnosti AXIANS ICT CZ, s.r.o. (se sídlem Lazaretní 925/9, 615 00 Brno, IČO 242 36 594) a Axians Slovakia, s.r.o. (se sídlem Plátennícka 19012/2, 821 09 Bratislava)) a to za účelem zlepšování nabídky služeb a centralizované správy klientských dat a údržbu databáze fotografií reportážního charakteru z akcí pořádaných OneAxians. Právním základem zpracování je v tomto případě oprávněný zájem. Dále mohou být Vaše údaje předány na základě zákonných požadavků (zejména orgánům daňové správy, soudům a policii při výkonu jejich zákonných pravomocí), a případy, kdy budeme tyto údaje pro dosažení výše uvedených účelů předávat státním orgánům či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).
Záznam z kamerového systému není za běžné situace předáván žádné z třetích stran. Výjimkou jsou situace, kdy dojde k podezření z trestného činu, pak může být předán orgánům činným v trestním řízení, pojišťovnám, soudu nebo jiným orgánům státní správy či samosprávy projednávající přestupky.

Osobní údaje nejsou předány do třetích zemí. V takovém případě předávání osobních údajů do třetích zemí správce zajistí, aby osobní údaje byly předávány pouze za splnění zvláštních podmínek dle kapitoly V. GDPR.

Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?

Stejně jako máme my svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva.

Mezi tato práva patří:

1) Právo odvolat souhlas se zpracováním

• Máte právo odvolat kdykoli souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám poskytl/a. Tímto však není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

2) Právo na přístup

• Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, máte právo k nim získat přístup. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

3) Právo na opravu

• Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

4) Právo na výmaz

• V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali.
  • Využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme.
  • Ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
• Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
  • splnění naší právní povinnosti;
  • účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
  • určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

5) Právo na omezení zpracování

• V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu.
• Zpracování osobních údajů musíme omezit, jestliže:
  • popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
  • Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; nebo
  • vznesete námitku proti zpracování – po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

6) Právo na přenositelnost

• Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích, Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které vedeme v listinné podobě.

7) Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

• Kromě výše uvedených práv máte také právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů. Námitku je možné vznést tehdy, když je právním základem zpracování osobních údajů náš oprávněný zájem.
• Pokud vznesete proti zpracování námitku, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, a to do té doby, dokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V rámci našeho zpracování osobních údajů nedochází k žádnému rozhodování výlučně na základě automatizovaného zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu článku 22 GDPR.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:

• e-mailem na: GDPR@axians.cz;
• písemně na adrese: V parku 2316/12, 148 00 Praha 4.

Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu (nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti) písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti. V odůvodněných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, je možné prodloužení této lhůty až o další 2 měsíce. V případě tohoto prodloužení Vás budeme do jednoho měsíce od obdržení žádosti informovat, a to i o důvodech pro tento odklad.

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat proti našemu jednání stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.